Модуль заказы

Настройка таблицы заказов 

В данном модуле отображаются все заказы поступившие в Asteril CRM

 

Для настройки колонок таблицы и фильтров нужно нажать на шестеренку в правом углу блока фильтров 

При нажатии на   всплывает меню с настройкой в котором можно выбрать необходимые фильтры и колонки таблицы для отображения. Аналогично поля можно перетаскивать вверх и вниз таким образом меняя порядок расположения в таблице. Если Вы добавили поле, а его нет в возможных для выбора, нужно нажать на кнопку “Сбросить”.

Кнопка “Сбросить” также приводит таблицу и фильтры к изначальному виду.

Описание основных полей таблицы и фильтров
№ – номер заказа в Asteril CRM
Статус – Статус заказа в Asteril CRM
Дата создания – дата создания заказа
Ответственный – ответственный за заказ, если не поставить ответственного вручную CRM ставит ответственного первого пользователя, который поменяет статус заказу
Товары – отображение всех товаров в данном заказе
Upsale – сумма допродаж по данному заказу
Способ доставки – способ доставки указанный в данном заказе
Тип доставки – тип доставки указанный в данном заказе
Фото – фотографии товаров
Тип оплаты – тип оплаты заказа. Если типов несколько, они будут перечислены через запятую
Название юр. лица  – юридические реквизиты
IBAN – юридические реквизиты
ЕГРПОУ(ЄДРПОУ) – юридические реквизиты
Остаток по платежам – сумма заказа минус сумма оплат со статусом оплачено
Дата изменения – дата последнего изменения заказа
ТТН – Товарно-транспортная накладная службы доставки
НП аккаунт – аккаунт из которого была создана ТТН
НП Реестр – реестр которому принадлежит ТТН
ТТН Статус – Статус товарно-транспортной накладной службы доставки
НП ТТН Дата начала платного хранения – дата начала платного хранения ТТН
Внешний ID – Номер заказа на сайте или другом источнике заказа
НП ТТН Дата начала платного хранения – дата начала платного хранения посылки в отделении Новой Почты.
Сумма – сумма заказа
Расходы – сумма расходов по заказу
Расходы на закупку – сумма себестоимостей товаров в заказе
Прибыль – разница между суммой заказа и расходом
Дата отгрузки – дата отгрузки данного заказа
E-mail – электронный ящик
utm_campaign – UTM-метка (скрытое поле в заказе)
utm_content – UTM-метка (скрытое поле в заказе)
utm_medium – UTM-метка (скрытое поле в заказе)
utm_term – UTM-метка (скрытое поле в заказе)
utm_source – UTM-метка (скрытое поле в заказе)

Важно: система автоматически добавляет значение артикула к названию товара в таблице заказов, если нужно найти заказы в которых есть определенный товар нужно вводить значение артикула в поле поиска по названию товара.

Столбики с длинными наименованиями такими как товары, статус ТТН или комментарии при необходимости можно расширять и сужать. Для этого нужно навести курсор мыши на название столбика, дождаться пока появится значок   и потянуть за него вправо или влево.   

Полезные советы: 

• если у Вас есть желание, чтобы на экран помещалось больше информации нужно зажать клавишу Ctrl и покрутить колесико мышки вниз. Размер шрифта станет меньше и будет влезать больше информации
• Для горизонтальной прокрутки таблицы можно использовать клавишу Shift + колесико мышки
• Если вам необходимо, чтобы ваши заказы были отсортированы в алфавитном порядке по названию товаров, вам следует установить фильтр по названию “Товары” на первое место в разделе колонок таблицы. Это будет полезно, если вам нужно сделать алфавитный вывод или распечатать товарно-транспортные накладные в алфавитном порядке товаров, аналогично данную возможность можно применять для любой колонки таблицы

Настройка сортировки

При нажатии на стрелочки можно изменить порядок сортировки в таблице

Выгрузка заказов

При необходимости заказы и клиентов можно выгрузить в формате .xlsx или json. Выгрузку можно скачать как в разрезе заказов так и в разрезе товаров

Для этого необходимо нажать кнопку в правом нижнем углу окна.

Если у Вас нет данных кнопок их можно включить в Администрирование → Пользователи → Группы пользователей в правах доступа конкретной группы

Аналогично это можно сделать и для модуля Клиенты.
Таблица заказов

По умолчанию перед номером заказа в таблице у вас есть место для установки галочки. Если вы нажмете на это место, строка с выбранным заказом подсветиться зеленым цветом, а внизу таблицы появится дополнительная кнопка “Действие”

В этом меню вы можете проводить массовые действия с заказами, такие как:

Печать документов – с помощью этого пункта вы можете сформировать документ для печати на основе информации из заказа. Для печати документа вам сначала нужно создать шаблон документа. Администрирование → Настройки → Шаблоны документов. Шаблоны могут быть в формате Excel и PDF. Как простые (счет, расходная, чек), так и более сложные (отчет по категориям товаров, аналитика по товарам, которые идут в подарок) и т.д. Больше примеров в разделе Шаблоны документов
Новая Почта – в этом разделе вы можете распечатать товарно-транспортные накладные (ТТН) различных форматов, которые уже подготовлены системой, или сформировать реестр
Justin – здесь вы также можете провести массовую печать ТТН.
Создать группу отправок Укрпочта
Изменить заказ – в этом пункте вы можете массово изменить ответственного, статус или провести изменения в настраиваемых полях. Изменения могут быть проведены только в полях, которые являются выпадающим списком.
Удаление заказов – полезно, если проводилось тестирование интеграций, и в систему добавилось много лишних пустых заказов. Их можно массово удалить.
Массовая отправка SMS/Email – полезная функция для создания рассылки по заказам. Если все заказы находятся в одном статусе или нужно сделать рассылку об отправке, сборке/упаковке заказа и тд.
Скачать файлы – с помощью этой кнопки вы можете скачать файлы из заказов. При скачивании все данные формируются в zip-архив, где будут все файлы из заказов и список заказов, из которых было произведено скачивание.

Создать заказ можно нажав в разделе заказы на “СОЗДАТЬ +” в правом верхнем углу экрана. 

 

Весь заказ поделен на разделы: базовые данные: клиент, корзина, оплата и доставка.
Также существует возможность добавить свой собственный раздел. Администрирование → Настройки → Настраиваемые блоки. Это может быть полезно при создании продвинутых интеграций со сторонними ресурсами.

Основные данные

Магазин – если система используется для нескольких магазинов в этом поле нужно указывать к какому магазину имеет отношение этот заказ. Если магазин один – он будет выставляться по умолчанию
Тип заказа – стандартно это физическое лицо или юридическое лицо. Но при желании можно добавить другие типы заказов,  установить самый частый по умолчанию,  и настроить свой бизнес-процесс с помощью матрицы статусов
Источник заказа – данное поле Вы можете самостоятельно настроить в Администрирование – Реестры – Источник заказа
Ответственный – при создании заказа по умолчанию ответственным выбирается пользователь создавший заказ. В дальнейшем его можно поменять
Комментарий клиента – текстовое поле в которое можно автоматически записывать данные, которые пришли с сайта или вручную во время оформления заказа.
Комментарий ответственного – текстовое поле в котором можно записывать особенности данного  заказа, которые не касаются клиента.
Добавить поля. При необходимости в разделе Администрирование – Настройки – Настраиваемые поля можно добавить необходимые поля для заказа. 

(Пример: Номер заказа в 1С, код скидки и т.д.)

Клиенты

Данный раздел заказа может заполняться 3-мя различными способами

• Если клиент новый и позвонил по телефону ответственный менеджер заполняет поля карточки вручную. Если подключена телефония, номер телефона автоматически копируется в карточку
• Если клиент оставил заказ на сайте. Поля заполняются автоматически данными которые передал сайт
• Если клиент уже обращался и у него есть карточка, то во время ввода номера телефона появится всплывающее окно в котором можно выбрать клиента и данные которые есть в системе подтянуться в заказ.

Добавить поля. При необходимости в разделе Администрирование → Настройки → Настраиваемые поля можно добавить необходимые поля для клиента. 

(Пример: вид деятельности, тип волос и т.д.)

После создания заказа справа появится ссылка на карточку карточку клиента

Если вы работаете с юридическими лицами, включите функцию работы с юридическими лицами (раздел “Администрирование” → “Настройки” → “Клиенты”). После этого в блоке “Клиенты” у вас появится новый подраздел “Юридические реквизиты”, включающий следующие поля: IBAN, название юридического лица, ЕГРПОУ (ЄДРПОУ). Также эти поля появятся в карточке клиента.

Корзина

Данные, которые отображаются в корзине:

• Название товара
• Параметры. Их можно добавлять в ручном режиме и автоматически через API. Gодробнее в этом разделе Товары
• Артикул
• Upsell. Учет дополнительных продаж. Например: пришел заказ на смартфон, а менеджер дополнительно продал чехол и защитную пленку – на эти продажи можно дать менеджер бонус. Суммарные данные по Upsell отображаются в Аналитике
• Статус. Статус товара, может задаваться как вручную так и автоматически или через API подробнее можно прочитать в разделе Товары
• Бронь. Бронирование товаров, параметры бронирования зависят от настроек. Подробнее можно прочитать в разделе Товары
• Цена. В данном пункте указана текущая цена на товар. Но она может быть отредактирована. Для этого нужно нажать на цену:
  Путем прямого редактирования. Просто нужно указать новое число в это поле, добавить скидку в процентах или в валюте
  
• Себестоимость (Цена на сером фоне). Если включен склад с приходными накладными, может показывать себестоимость как диапазон значений от самой низкой до самой высокой
• Количество
• Сума
• Корзина. Удалить товарную позицию

Дополнительные поля

• Скидки на заказ. Могут быть в процентах и в валюте. Равномерно распределяются по всем товарным позициям в автоматическом режиме для корректной аналитики
• Стоимость товаров. Сума стоимости товаров без учета скидок
• Сума скидок
• Стоимость доставки
• Итого. Сума стоимости товаров с учетом скидок и стоимости доставки

При нажатии на кнопку “Добавить”  во всплывающем окне отобразиться каталог товаров доступных для заказа в данном магазине. 

При нажатии на “+” позиция добавляется в заказ, при нажатии на “–” убирается из заказа
Фильтровать товары можно по Названию, Артикулу и Внешнему ID. Внешний ID обычно, это код товара на сайте.
Как добавить товары в каталог описано в  разделе Создание товара 

Оплата

В оплатах сотрудники компании вносят все финансовые движение по заказу включая предоплату. Остаток пересчитывается только после того, как для определенной оплаты выбран статус “Оплачено” или другой у которого в настройках указано “Оплата завершена” Подробнее в разделе Статусы оплаты. Если сумма оплат будет больше чем сумма заказа, то остаток все равно будет равен нулю. К каждой оплате можно добавить комментарий. Удалить оплату можно нажав на значок корзины справа.

Отгрузка и расходы

Данные блоки доступны для заполнения после создания заказа.

Отгрузка

Предназначена для списания товара со склада в момент отгрузки товара. Подробнее в разделе отгрузка.

Расходы

В блоке расходы можно добавить все расходы связанные именно с данным заказом услуги доставки, себестоимость, бонус менеджеру, упаковка и т.д.Подробнее в разделе расходы.

 

Доставка

Для каждой компании данный раздел уникальный. В настройках нужно добавить все возможные типы доставки которые осуществляет ваша компания и в них указать все необходимые поля которые каждый раз нужно заполнять. Для каждого типа доставки поля могут быть разными

Подробнее в настройках раздела Доставка 

Обработка заказа

В левом верхнем углу отображается Номер заказа и дата поступления заказа в CRM. Если у данного клиента ранее были заказы отобразится дополнительный значок с часами.

После создания заказа появляется возможность задавать ему статус. Заказ всегда создается со статусом новый. При смене статуса в заказе отображаются только доступные варианты нового статуса заказа согласно матрице статусов.

Все необходимые ограничения по заполнению полей в заказе можно реализовать в разделе Администрирование → Настройки → Настраиваемые поля.

 

Копировать

Функция копировать позволяет быстро создавать аналогичные заказы. При использовании данной функции есть возможность задать: создать нового клиента для этого заказа или использовать текущего, копировать  товары, оплаты или параметры доставки.

Печать

Как настроить шаблоны для печати подробно описано в Шаблоны документов 

При нажатии на эту кнопку Вы можете скачать счет, гарантийный лист, расходную накладную, информацию для курьера и любой другой отчет по заказу. для примера в системе создан счет на формат A5. Формат документов Excel и PDF. Также документы можно печатать массово сразу для нескольких заказов из таблицы заказов. 

Изменения – при нажатии на кнопку в окне выводится вся история изменений заказа

Файлы – система позволяет прикрепить следующие форматы файлов: doc, docx, xls, xlsx, pdf, jpg, jpeg, png, tif, zip, rar.  Максимальный объем файла: 25 Мбайт
Задачи – при нажатии на кнопку можно или создать новую задачу привязанную к данному заказу или просмотреть уже созданные
Отправка SMS
Как настроить шаблоны подробно описано в разделе Шаблоны SMS.
Для того, чтобы отправить клиенту SMS из заказа необходимо нажать на кнопку SMS в правом верхнем углу карточки заказа

Если у Вас нет этой кнопки – нужно для начала настроить интеграцию с сервисом TurboSMS 

Отправка писем

Как настроить шаблоны подробно описано в разделе Почта.

Для того, чтобы отправить письмо клиенту из заказа необходимо нажать на кнопку Письма в правом верхнем углу карточки заказа

Выбрать необходимый шаблон, вписать получателя или добавить его нажав на e-mail (почтовый адрес подтягивается из заказа), написать тему письма и нажать отправить

Если у Вас нет кнопки письма необходимо для начала настроить интеграцию с почтой. Подробнее в настройках магазина.  

Звонки
История телефонных контактов с клиентов с возможностью прослушать запись при ее наличии

 

После создания заказа в блоке “Клиент” у вас могут появиться следующие опциональные кнопки: Мессенджер, Viber, Telegram, Карточка клиента.

Написать в Viber

При нажатии на данную ссылку Вас переадресует  в программу Viber (если она установлена на Вашем ПК) в чат с данным клиентом

В случае если у Вас нет такой кнопки ее можно включить в Настройках заказа

Написать в Telegram 

При нажатии на эту кнопку будет происходить автоматическая переадресация в десктопное приложение Telegram, если оно установлено на вашем компьютере.

Если у вас отсутствует такая кнопка, её можно включить в Настройках заказа

Мессенджер 

Эта кнопка может появиться только в том случае, если карточка клиента привязана к чату во внутреннем мессенджере системы. При нажатии на неё происходит автоматический переход в чат мессенджера.

Upsale

Колонка Upsale Используется для учета допродаж менеджеров. При нажатии на нолик появится дополнительное всплывающее окно в котором можно будет указать количество допроданных товаров. Вся информация по таким позициям попадает в  Аналитика →менеджеры

В случае если у Вас нет колонки Upsale ее можно включить в Настройках заказа

Параметры товара
Для указания нового параметра нажмите добавить и укажите необходимые параметры во всплывающем окне

В случае если у Вас нет параметров товара их можно включить в Настройках заказа

Вы также можете присвоить название параметров, чтобы они добавлялись к каждой товарной позиции в заказе (Например: размер, цвет, вес и т.д). Для этого необходимо перейти в раздел Администрирование → Настройки → Товары.

Статусы товара

Опционально вы также можете присваивать товарам статусы, такие как “Уточняется наличие”, “В наличии” и т.д.
Настройка статусов товара осуществляется в разделе Администрирование → Реестры → Статусы товара. Подробнее по ссылке
В случае если у Вас нет статусов товара их можно включить в Настройках заказа
В отдельной колонке указывается Бронирование товара. Если у вас настроено автоматическое бронирование товара, или вы можете вручную забронировать товар, то в этой колонке отображается количество забронированных единиц этого товара.

Отгрузка
Предназначена для списания товара со склада в момент отгрузки товара. Подробнее в разделе отгрузка.
Дата отгрузки – поле можно заполнить вручную или оно будет проставлено автоматически, если поставить галочку отгружено и сохранить заказ

Расходы
В блоке расходы можно добавить все расходы связанные именно с данным заказом услуги доставки, себестоимость, бонус менеджеру, упаковка и т.д.Подробнее в разделе расходы. 

UTM-метки
Данные поля не отображаются в заказе, но есть возможность их отображать в таблице заказов, а также выгружать в Excel и передавать по API

Сохранить и выйти
После создания заказа внизу, справа от кнопки сохранить, появится еще одна кнопка “Сохранить и выйти” при нажатии на нее сохраняются изменения в заказе и открывается таблица заказов.

 

Уведомлять о том, что в заказе кто-то есть

Если в заказе кроме Вас находится еще кто-то система будет сигнализировать об этом светящимися фигурками человечков в левом нижнем углу, а так же светящейся полоской в левом углу таблиц заказов

Также, можно смотреть какие заказы на данный момент кто-то редактирует в таблице заказов

 

В случае если у Вас нет такой функции ее можно включить в Настройках заказа

Удаление заказа
Если нужно удалить заказ нажмите на иконку корзины в правом нижнем углу экрана

 

← Вернуться