Модуль заказы

← На главную

Настройка фильтров
Настройка таблицы заказов
Настройка сортировки
Выгрузка заказов
Создание заказа
Основные данные
Клиенты
Корзина
Оплата
Доставка
Обработка заказа

Настройка фильтров

Если нажать на фильтр “Статус” слева отобразится колонка со всеми статусами и количеством заказов в этих статусах. При нажатии на определенный статус сработает фильтр и в таблице будут отображаться заказы только с этим статусам. При необходимости определенную группу статусов можно скрыть.

Для сбрасывания фильтра нужно нажать на “х” возле кнопки “Фильтр”

Настройка таблицы заказов 

В данном модуле отображаются все заказы поступившие в Asteril CRM

 

Для настройки колонок таблицы и фильтров нужно нажать на шестеренку в правом углу блока фильтров 

При нажатии на   всплывает меню с настройкой в котором можно выбрать необходимые фильтры и колонки таблицы для отображения. Если Вы добавили поле, а его нет в возможных для выбора, нужно нажать на кнопку “Сбросить”.


Кнопка “Сбросить” также приводит таблицу и фильтры к изначальному виду.

Описание основных полей таблицы и фильтров
— номер заказа в Asteril CRM
Статус — Статус заказа в Asteril CRM
Дата создания — дата создания заказа
Ответственный — ответственный за заказ, если не поставить ответственного вручную CRM ставит ответственного первого пользователя, который поменяет статус заказу
Товары — отображение всех товаров в данном заказе
Upsale — сумма допродаж по данному заказу
Способ доставки — способ доставки указанный в данном заказе
Тип доставки — тип доставки указанный в данном заказе
Фото — фотографии товаров
Тип оплаты — тип оплаты заказа. Если типов несколько, они будут перечислены через запятую
Название юр. лица  — юридические реквизиты
IBAN — юридические реквизиты
ЕГРПОУ(ЄДРПОУ) — юридические реквизиты
Остаток по платежам — сумма заказа минус сумма оплат со статусом оплачено
Дата изменения — дата последнего изменения заказа
ТТН — Товарно-транспортная накладная службы доставки
НП аккаунт — аккаунт из которого была создана ТТН
НП Реестр — реестр которому принадлежит ТТН
ТТН Статус — Статус товарно-транспортной накладной службы доставки
НП ТТН Дата начала платного хранения — дата начала платного хранения ТТН
Внешний ID — Номер заказа на сайте или другом источнике заказа
НП ТТН Дата начала платного хранения — дата начала платного хранения посылки в отделении Новой Почты.
Сумма — сумма заказа
Расходы — сумма расходов по заказу
Расходы на закупку — сумма себестоимостей товаров в заказе
Прибыль — разница между суммой заказа и расходом
Дата отгрузки — дата отгрузки данного заказа
E-mail — электронный ящик
utm_campaign — UTM-метка (скрытое поле в заказе)
utm_content — UTM-метка (скрытое поле в заказе)
utm_medium — UTM-метка (скрытое поле в заказе)
utm_term — UTM-метка (скрытое поле в заказе)
utm_source — UTM-метка (скрытое поле в заказе)

Важно: система автоматически добавляет значение артикула к названию товара в таблице заказов, если нужно найти заказы в которых есть определенный товар нужно вводить значение артиткула в поле поиска по названию товара.

Столбики с длинными наименованиями такими как товары, статус ТТН или комментарии при необходимости можно расширять и сужать. Для этого нужно навести курсор мыши на название столбика, дождаться пока появится значок   и потянуть за него вправо или влево.   

Полезные советы: 

  • если у Вас есть желание, чтобы на экран помещалось больше информации нужно зажать клавишу Ctrl и покрутить колесико мышки вниз. Размер шрифта станет меньше и будет влезать больше информации
  • Для горизонтальной прокрутки таблицы можно использовать клавишу Shift + колесико мышки

Настройка сортировки

При нажатии на стрелочки можно изменить порядок сортировки в таблице

Выгрузка заказов

При необходимости заказы и клиентов можно выгрузить в формате .xlsx или json. Выгрузку можно скачать как в разрезе заказов так и в разрезе товаров

Для этого необходимо нажать кнопку в правом нижнем углу окна.

Если у Вас нет данных кнопок их можно включить в Администрирование — Пользователи — Группы пользователей в правах доступа конкретной группы

Аналогично это можно сделать и для модуля Клиенты.

Создание заказа

Создать заказ можно нажав в разделе заказы на “СОЗДАТЬ +” в правом верхнем углу экрана. 

Важно: при создании заказа, до первого сохранения, в заказ можно вносить только основные данные, все остальные возможности (изменение статуса, отправка SMS и т.д.) появятся после первого сохранение. 

Весь заказ поделен на разделы: базовые данные: клиент, корзина, оплата и доставка.

Основные данные

Магазин — если система используется для нескольких магазинов в этом поле нужно указывать к какому магазину имеет отношение этот заказ. Если магазин один — он будет выставляться по умолчанию
Тип заказа — стандартно это физическое лицо или юридическое лицо. Но при желании можно добавить другие типы заказов,  установить самый частый по умолчанию,  и настроить свой бизнес-процесс с помощью матрицы статусов
Источник заказа — данное поле Вы можете самостоятельно настроить в Администрирование — Реестры — Источник заказа
Ответственный — при создании заказа по умолчанию ответственным выбирается пользователь создавший заказ. В дальнейшем его можно поменять
Комментарий клиента — текстовое поле в которое можно автоматически записывать данные, которые пришли с сайта или вручную во время оформления заказа.
Комментарий ответственного — текстовое поле в котором можно записывать особенности данного  заказа, которые не касаются клиента.
Добавить поля. При необходимости в разделе Администрирование — Настройки — Настраиваемые поля можно добавить необходимые поля для заказа. 

(Пример: Номер заказа в 1С, код скидки и т.д.)

Клиенты

Данный раздел заказа может заполняться 3-мя различными способами

  • Если клиент новый и позвонил по телефону ответственный менеджер заполняет поля карточки вручную. Если подключена телефония, номер телефона автоматически копируется в карточку
  • Если клиент оставил заказ на сайте. Поля заполняются автоматически данными которые передал сайт
  • Если клиент уже обращался и у него есть карточка, то во время ввода номера телефона появится всплывающее окно в котором можно выбрать клиента и данные которые есть в системе подтянуться в заказ.

Добавить поля. При необходимости в разделе Администрирование — Настройки — Настраиваемые поля можно добавить необходимые поля для клиента. 

(Пример: вид деятельности, тип волос и т.д.)

После создания заказа справа появится ссылка на карточку карточку клиента

Корзина

Раздел предназначен для добавление товаров в заказ и при необходимости редактирования их цен.

При нажатии на кнопку “Добавить”  во всплывающем окне отобразиться каталог товаров доступных для заказа в данном магазине. 

При нажатии на “+” позиция добавляется в заказ, при нажатии на “” убирается из заказа.

Фильтровать товары можно по Названию, Артикулу и Внешнему ID. Внешний ID обычно, это код товара на сайте.

Как добавить товары в каталог описано в  разделе Создание товара 

Оплата

В оплатах сотрудники компании вносят все финансовые движение по заказу включая предоплату. Остаток пересчитывается только после того, как для определенной оплаты выбран статус “Оплачено” или другой у которого в настройках указано “Оплата завершена” Подробнее в разделе Статусы оплаты. Если сумма оплат будет больше чем сумма заказа, то остаток все равно будет равен нулю. К каждой оплате можно добавить комментарий. Удалить оплату можно нажав на значок корзины справа.

Отгрузка и расходы

Данные блоки доступны для заполнения после создания заказа и подробно описаны в разделе обработка заказа

Доставка

Для каждой компании данный раздел уникальный. В настройках нужно добавить все возможные типы доставки которые осуществляет ваша компания и в них указать все необходимые поля которые каждый раз нужно заполнять. Для каждого типа доставки поля могут быть разными

Подробнее в настройках раздела Доставка 

Обработка заказа

В левом верхнем углу отображается Номер заказа и дата поступления заказа в CRM. Если у данного клиента ранее были заказы отобразится дополнительный значок с часами.

После создания заказа появляется возможность задавать ему статус. Заказ всегда создается со статусом новый. При смене статуса в заказе отображаются только доступные варианты нового статуса заказа согласно матрице статусов.

Все необходимые ограничения по заполнению полей в заказе можно реализовать в разделе Администрирование — Настройки — Настраиваемые поля.

 

Копировать

Функция копировать позволяет быстро создавать аналогичные заказы. При использовании данной функции есть возможность задать: создать нового клиента для этого заказа или использовать текущего, копировать  товары, оплаты или параметры доставки.

Печать

Как настроить шаблоны для печати подробно описано в Шаблоны документов 

При нажатии на эту кнопку Вы можете скачать счет, гарантийный лист, расходную накладную, информацию для курьера и любой другой отчет по заказу. для примера в системе создан счет на формат A5.

Изменения — при нажатии на кнопку в окне выводится вся история изменений заказа

Файлы — система позволяет прикрепить следующие форматы файлов: doc, docx, xls, xlsx, pdf, jpg, jpeg, png, tif, zip, rar.  Максимальный объем файла: 25 Мбайт
Задачи — при нажатии на кнопку можно или создать новую задачу привязанную к данному заказу или просмотреть уже созданные
Отправка SMS
Как настроить шаблоны подробно описано в разделе Шаблоны SMS.
Для того, чтобы отправить клиенту SMS из заказа необходимо нажать на кнопку SMS в правом верхнем углу карточки заказа

Если у Вас нет этой кнопки — нужно для начала настроить интеграцию с сервисом TurboSMS 

Отправка писем

Как настроить шаблоны подробно описано в разделе Почта.

Для того, чтобы отправить письмо клиенту из заказа необходимо нажать на кнопку Письма в правом верхнем углу карточки заказа

Выбрать необходимый шаблон, вписать получателя или добавить его нажав на e-mail (почтовый адрес подтягивается из заказа), написать тему письма и нажать отправить

Если у Вас нет кнопки письма необходимо для начала настроить интеграцию с почтой. Подробнее в настройках магазина.  

Звонки
История телефонных контактов с клиентов с возможностью прослушать запись при ее наличии

Написать в Viber

При нажатии на данную ссылку Вас переадресует  в программу Viber (если она установлена на Вашем ПК) в чат с данным клиентом

В случае если у Вас нет такой кнопки ее можно включить в Настройках заказа

Upsale

Колонка Upsale Используется для учета допродаж менеджеров. При нажатии на нолик появится дополнительное всплывающее окно в котором можно будет указать количество допроданных товаров. Вся информация по таким позициям попадает в  Аналитика — менеджеры

В случае если у Вас нет колонки Upsale ее можно включить в Настройках заказа

Параметры товара

Для указания нового параметра нажмите добавить и укажите необходимые параметры во всплывающем окне

В случае если у Вас нет параметров товара их можно включить в Настройках заказа

Статусы товара

Настройка статусов товара осуществляется в разделе Администрирование — Реестры — Статусы товара. Подробнее по ссылке

В случае если у Вас нет статусов товара их можно включить в Настройках заказа

Отгрузка
Предназначена для списания товара со склада в момент отгрузки товара. Подробнее в разделе отгрузка.

Расходы

В блоке расходы можно добавить все расходы связанные именно с данным заказом услуги доставки, себестоимость, бонус менеджеру, упаковка и т.д.Подробнее в разделе расходы

Сохранить и выйти

После создания заказа внизу, справа от кнопки сохранить, появится еще одна кнопка “Сохранить и выйти” при нажатии на нее сохраняются изменения в заказе и открывается таблица заказов.

 

Уведомлять о том, что в заказе кто-то есть

Если в заказе кроме Вас находится еще кто-то система будет сигнализировать об этом светящимися фигурками человечков в левом нижнем углу, а так же светящейся полоской в левом углу таблиц заказов

 

В случае если у Вас нет такой функции ее можно включить в Настройках заказа

Удаление заказа

Если нужно удалить заказ нажмите на иконку корзины в правом нижнем углу экрана


 

← Вернуться