Модуль замовлення

Налаштування таблиці замовлень 

У цьому модулі відображаються всі замовлення, що надійшли в Asteril CRM

 

Для налаштування колонок таблиці та фільтрів потрібно натиснути на шестерню в правому кутку блоку фільтрів

При натисканні на   спливає меню з налаштуванням в якому можна вибрати необхідні фільтри та колонки таблиці для відображення. Аналогічно поля можна перетягувати вгору і вниз, таким чином змінюючи порядок розташування в таблиці. Якщо Ви додали поле, а його немає у можливих для вибору, потрібно натиснути кнопку “Скинути”.

Кнопка “Скинути” також наводить таблицю та фільтри до первісного вигляду.

Опис основних полів таблиці та фільтрів
№ –номер замовлення в Asteril CRM
Статус – Статус замовлення в Asteril CRM
Дата створення – дата створення замовлення
Відповідальний – відповідальний за замовлення, якщо не поставити відповідального вручну CRM ставить відповідального першого користувача, який змінить статус замовлення
Товари – відображення всіх товарів у цьому замовленні
Upsale – сума допродажу у цьому замовленні
Спосіб доставки – спосіб доставки, зазначений у цьому замовленні.
Тип доставки – тип доставки вказаний у цьому замовленні
Фото – фотографії товарів
Тип оплати – тип оплати замовлення. Якщо типів кілька, вони будуть перераховані через кому
Назва юр. особи – юридичні реквізити
IBAN – юридичні реквізити
ЄДРПОУ – юридичні реквізити
Залишок платежів – сума замовлення мінус сума оплат зі статусом оплачено
Дата останньої активності – дата останньої зміни замовлення
ТТН – Товарно-транспортна накладна служби доставки
НП аккаунт – обліковий запис з якого було створено ТТН
НП Реєстр – реєстр якому належить ТТН
ТТН Статус – Статус товарно-транспортної накладної служби доставки
НП ТТН Дата початку платного зберігання – дата початку платного зберігання ТТН
Зовнішній ID – Номер замовлення на сайті або іншому джерелі замовлення
НП ТТН Дата початку платного зберігання – дата початку платного зберігання посилки у відділенні Нової Пошти.
Сума – сума замовлення
Витрати– сума витрат на замовлення
Витрати на закупівлю – сума собівартості товарів у замовленні
Прибуток – різниця між сумою замовлення та витратою
Дата відвантаження – дата відвантаження цього замовлення
E-mail – електронна скринька
utm_campaign – UTM-мітка (приховане поле на замовлення)
utm_content – UTM-мітка (приховане поле на замовлення)
utm_medium – UTM-мітка (приховане поле на замовлення)
utm_term – UTM-мітка (приховане поле на замовлення)
utm_source – UTM-мітка (приховане поле на замовлення)

Важливо: система автоматично додає значення артикула до назви товару в таблиці замовлень, якщо потрібно знайти замовлення, в яких є певний товар, потрібно вводити значення артикула в поле пошуку за назвою товару.

 і потягнути за нього вправо або вліво.   

Корисні поради: 

• якщо у Вас є бажання, щоб на екран містилося більше інформації потрібно затиснути клавішу Ctrl і покрутити коліщатко мишки вниз. Розмір шрифту стане меншим і влізатиме більше інформації
• Для горизонтального прокручування таблиці можна використовувати клавішу Shift + коліщатко мишки
• Якщо вам необхідно, щоб ваші замовлення були відсортовані в алфавітному порядку за назвою товарів, вам слід встановити фільтр за назвою “Товари” на перше місце в розділі колонок таблиці. Це буде корисно, якщо вам потрібно зробити вивід в алфавітному порядку або роздрукувати товарно-транспортні накладні в алфавітному порядку товарів, аналогічно цю можливість можна застосовувати для будь-якої колонки таблиці

Налаштування сортування

При натисканні на стрілочки можна змінити порядок сортування в таблиці

Вивантаження замовлень

При необхідності замовлення та клієнтів можна вивантажити у форматі .xlsx або json. Вивантаження можна завантажити як у розрізі замовлень, так і в розрізі товарів

Для цього необхідно натиснути кнопку в правому нижньому кутку вікна.

Якщо у Вас немає даних кнопок їх можна включити в Адміністрування → Користувачі → Групи користувачів у правах доступу конкретної групи

Аналогічно це можна зробити і для модуля Клієнти.
Таблиця замовлень

За замовчуванням перед номером замовлення в таблиці у вас є місце для встановлення галочки. Якщо ви натиснете на це місце, рядок із вибраним замовленням підсвічується зеленим кольором, а внизу таблиці з’явиться додаткова кнопка “Дія”

У цьому меню ви можете проводити масові дії із замовленнями, такі як:

Друк документів – за допомогою цього пункту ви можете сформувати документ для друку на основі інформації із замовлення. Для друку документа спочатку потрібно створити шаблон документа. Адміністрування → Налаштування → Шаблони документів. Шаблони можуть бути у форматі Excel та PDF. Як прості (рахунок, видаткова, чек), так і складніші (звіт за категоріями товарів, аналітика по товарах, що йдуть у подарунок) тощо. Більше прикладів у розділі Шаблони документів
Нова Пошта – у цьому розділі ви можете роздрукувати товарно-транспортні накладні (ТТН) різних форматів, які вже підготовлені системою, або сформувати реєстр
Justin – тут ви також можете провести масовий друк ТТН.
Створити групу відправок Укрпошта
Змінити замовлення – в цьому пункті ви можете масово змінити відповідального, статус або провести зміни в полях, що настроюються. Зміни можуть бути проведені тільки в полях з типом випадний список.
Видалення замовлень – корисно, якщо проводилося тестування інтеграцій, і в систему додалося багато зайвих порожніх замовлень. Їх можна масово видалити.
Масова відправка SMS/Email – корисна функція для створення розсилки на замовлення. Якщо всі замовлення знаходяться в одному статусі або потрібно зробити розсилку про відправку, складання/упаковку замовлення тощо.
Завантажити файли – за допомогою цієї кнопки ви можете завантажити файли із замовлень. При завантаженні всі дані формуються в zip-архів, де будуть всі файли із замовлень та список замовлень, з яких було здійснено скачування.

Створити замовлення можна натиснувши в розділі замовлення на “Створити +” у верхньому правому кутку екрана. 

 

Все замовлення поділено на розділи: базові дані: клієнт, кошик, оплата та доставка.
Також є можливість додати свій власний розділ. Адміністрування → Налаштування → Блоки, що настроюються. Це може бути корисним при створенні просунутих інтеграцій із сторонніми ресурсами.

Основні дані

Магазин –якщо система використовується для декількох магазинів у цьому полі потрібно вказувати до якого магазину має відношення це замовлення. Якщо магазин один – він виставлятиметься за замовчуванням
Тип замовлення – стандартно це фізична особа чи юридична особа. Але за бажання можна додати інші типи замовлень, встановити найчастіший за замовчуванням, і налаштувати свій бізнес-процес за допомогою матриці статусів
Джерело замовлення – це поле Ви можете самостійно налаштувати в Адміністрування → Реєстри → Джерело замовлення
Відповідальний – при створенні замовлення за замовчуванням відповідальним вибирається користувач, який створив замовлення. Надалі його можна змінити
Коментар клієнта – текстове поле, в яке можна автоматично записувати дані, які прийшли з сайту або вручну під час оформлення замовлення.
Коментар відповідального – текстове поле в якому можна записувати особливості цього замовлення, які не стосуються клієнта.
Додати поля. При необхідності в розділі Адміністрування → Налаштування → Поля з налаштуваннями можна додати поля для замовлення. 

(Приклад: Номер замовлення в 1С, код знижки і т.д.)

Клієнти

Цей розділ замовлення може заповнюватися трьома різними способами

• Якщо клієнт новий і зателефонував відповідальний менеджер заповнює поля картки вручну. Якщо підключена телефонія, номер телефону автоматично копіюється в картку
• Якщо клієнт залишив замовлення на сайті. Поля заповнюються автоматично даними, які передав сайт
• Якщо клієнт вже звертався і у нього є картка, то під час введення номера телефону з’явиться спливаюче вікно в якому можна вибрати клієнта. та дані, які є в системі підтягнутися на замовлення.

>Додати поля. Якщо потрібно, у розділі Адміністрування → Налаштування → Поле, що настроюються, можна додати необхідні поля для клієнта. 

(Приклад: вид діяльності, тип волосся тощо)

Після створення замовлення праворуч з’явиться посилання на картку клієнта

Якщо ви працюєте з юридичними особами, увімкніть функцію роботи з юридичними особами (розділ “Адміністрування” → “Налаштування” → “Клієнти”). Після цього у блоці “Клієнти” у вас з’явиться новий підрозділ “Юридичні реквізити”, що включає такі поля: IBAN, назва юридичної особи, ЄДРПОУ (ЄДРПОУ). Також ці поля з’являться у картці клієнта.

Кошик

Дані, які відображаються у кошику:

• Назва товару
• Параметри. Їх можна додавати у ручному режимі та автоматично через API. Gдокладніше в цьому розділі Товари
• Артикул
• Upsell. Врахування додаткових продажів. Наприклад: прийшло замовлення на смартфон, а менеджер додатково продав чохол та захисну плівку – на ці продажі можна дати менеджер бонус. Сумарні дані щодо Upsell відображаються в Аналітиці
• Статус. Статус товару може задаватися як вручну так і автоматично або через API докладніше можна прочитати в розділі Товари
• Бронь. Бронювання товарів, параметри бронювання залежать від налаштувань. Докладніше можна прочитати у розділі Товари
• Ціна. У даному пункті вказано поточну ціну на товар. Але її можна відредагувати. Для цього потрібно натиснути на ціну:
  Шляхом прямого редагування. Просто потрібно вказати нове число в це поле, додати знижку у відсотках або у валюті
  
• Собівартість (Ціна на сірому фоні). Якщо включений склад із прибутковими накладними, може показувати собівартість як діапазон значень від найнижчої до найвищої
• Кількість
• Сума
• Кошик. Видалити товарну позицію

Додаткові поля

• Знижки на замовлення. Можуть бути у відсотках та у валюті. Поступово розподіляються за всіма товарними позиціями в автоматичному режимі для коректної аналітики
• Вартість товарів. Сумма вартості товарів без урахування знижок
• Сума знижок
• Вартість доставки
• Разом. Сума вартості товарів з урахуванням знижок та вартості доставки

При натисканні на кнопку “Додати” у спливаючому вікні відобразиться каталог товарів доступних для замовлення в даному магазині. 

При натисканні на “+” позиція додається на замовлення, при натисканні на “–” забирається із замовлення
Фільтрувати товари можна за Назвою, Артикулом та Зовнішнім ID. Зовнішній ID зазвичай це код товару на сайті.
Як додати товари в каталог описано в розділі  

Оплата

В оплатах співробітники компанії вносять весь фінансовий рух на замовлення, включаючи передоплату. Залишок перераховується лише після того, як для певної оплати вибрано статус “Оплачено” або інший у якого в налаштуваннях зазначено “Оплату завершено” Докладніше у розділі Статуси оплати.Якщо сума оплат буде більшою ніж сума замовлення, то залишок все одно дорівнюватиме нулю. До кожної оплати можна додати коментар. Видалити оплату можна натиснувши на піктограму кошика праворуч.

Відвантаження та витрати

Дані блоки доступні для заповнення після створення замовлення.

Відвантаження

Призначена для списання товару зі складу в момент відвантаження товару. Докладніше у розділі відвантаження.

Витрати

У блоці витрати можна додати всі витрати пов’язані саме з цим замовленням послуги доставки, собівартість, бонус менеджеру, упаковка тощо. Докладніше в розділі витрати.

 

Доставка

Для кожної компанії цей розділ унікальний. У налаштуваннях потрібно додати всі можливі типи доставки, які здійснює ваша компанія і в них вказати всі необхідні поля, які щоразу потрібно заповнювати. Для кожного типу доставки поля можуть бути різними

Докладніше в налаштуваннях розділуДоставка 

Обробка замовлення

У верхньому лівому куті відображається Номер замовлення та дата надходження замовлення в CRM. Якщо у цього клієнта раніше були замовлення, з’явиться додатковий значок з годинником.

Після створення замовлення з’являється можливість задавати йому статус. Замовлення завжди створюється зі статусом нове. При зміні статусу замовлення відображаються лише доступні варіанти нового статусу замовлення згідно матриці статусів.

Всі необхідні обмеження щодо заповнення полів у замовленні можна реалізувати в розділі Адміністрування → Налаштування → Поля з налаштуванням.

 

Копіювати

Функція копіювання дозволяє швидко створювати подібні замовлення. При використанні цієї функції можна задати: створити нового клієнта для цього замовлення або використовувати поточного, копіювати товари, оплати або параметри доставки.

Друк

Як налаштувати шаблони для друку докладно описано в Шаблони документів 

При натисканні на цю кнопку Ви можете завантажити рахунок, гарантійний лист, витратну накладну, інформацію для кур’єра та будь-який інший звіт на замовлення. Наприклад у системі створено рахунок формат A5. Формат документів Excel та PDF. Також документи можна друкувати масово відразу для кількох замовлень із таблиці замовлень. 

Зміни – при натисканні на кнопку у вікні виводиться вся історія змін замовлення

Файли– система дозволяє прикріпити такі формати файлів: doc, docx, xls, xlsx, pdf, jpg, jpeg, png, tif, zip, rar.  Максимальний об’єм файлу: 25 Мбайт
Задачі – при натисканні на кнопку можна або створити нову задачу прив’язану до цього замовлення або переглянути вже створені
Відправка SMS
Як налаштувати шаблони докладно описано в розділі Шаблони SMS.
Для того, щоб відправити клієнту SMS із замовлення необхідно натиснути на кнопку SMS у правому верхньому кутку картки замовлення

Якщо у Вас немає цієї кнопки – потрібно для початку налаштувати інтеграцію з сервісом TurboSMS 

Відправка E-mail

Як налаштувати шаблони докладно описано в розділі Пошта.

Для того, щоб надіслати лист клієнту із замовлення необхідно натиснути на кнопку Листи у правому верхньому кутку картки замовлення

Вибрати необхідний шаблон, вписати одержувача або додати його натиснувши на e-mail (поштова адреса підтягується із замовлення), написати тему листа та натиснути відправити

магазину.  

Дзвінки
Історія телефонних контактів з клієнтами з можливістю прослухати запис за його наявності

 

Після створення замовлення в блоці “Клієнт” у вас можуть з’явитися такі опціональні кнопки: Месенджер, Viber, Telegram, Картка клієнта.

Написати в Viber

При натисканні на це посилання Вас переадресує в програму Viber (якщо вона встановлена ​​на Вашому ПК) у чат з даним клієнтом

Якщо у Вас немає такої кнопки, її можна включити в Налаштування замовлення

Написати в Telegram

При натисканні на цю кнопку буде відбуватися автоматична переадресація в десктопну програму Telegram, якщо вона встановлена ​​на вашому комп’ютері.

Якщо у вас відсутня така кнопка, її можна включити в Налаштування замовлення

Месенджер

Ця кнопка може з’явитися тільки в тому випадку, якщо картка клієнта прив’язана до чату у внутрішньому месенджері системи. При натисканні на неї відбувається автоматичний перехід у чат месенджера.

Upsale

Колонка Upsale Використовується для обліку продаж менеджерів. При натисканні на нулик з’явиться додаткове вікно, в якому можна буде вказати кількість допроданих товарів. Вся інформація за такими позиціями потрапляє в  Аналітика →менеджери

Якщо у Вас немає колонки Upsale, її можна включити в Налаштування замовлення

Параметри товару
Для вказівки нового параметра натисніть додати та вкажіть необхідні параметри у спливаючому вікні

Якщо у Вас немає параметрів товару, їх можна включити в Налаштування замовлення

Ви також можете присвоїти назву параметрів, щоб вони додавалися до кожної товарної позиції на замовлення (Наприклад: розмір, колір, вага тощо). Для цього необхідно перейти до розділу Адміністрування → Налаштування → Товари.

Статуси товару

Опціонально ви також можете надавати товарам статуси, такі як “Уточнюється наявність”, “У наявності” і т.д.
Налаштування статусів товару здійснюється в розділі Адміністрування → Реєстри→ Статуси товару. Докладніше посилання
Якщо у Вас немає статусів товару, їх можна включити в Налаштування замовлення
В окремій колонці вказується Бронювання товару. Якщо у вас налаштовано автоматичне бронювання товару, або ви можете вручну забронювати товар, то в цій колонці відображається кількість заброньованих одиниць цього товару.

Відвантаження
Призначена для списання товару зі складу в момент відвантаження товару. Докладніше у розділі відвантаження.
Дата відвантаження – поле можна заповнити вручну або воно буде проставлено автоматично, якщо поставити галочку відвантажено та зберегти замовлення

Витрати
У блоці витрати можна додати всі витрати пов’язані саме з цим замовленням послуги доставки, собівартість, бонус менеджеру, упаковка тощо. Докладніше в розділі витрати. 

UTM-мітки
Поля не відображаються в замовленні, але є можливість їх відображати в таблиці замовлень, а також вивантажувати в Excel і передавати API

Зберегти та вийти
Після створення замовлення внизу, праворуч від кнопки зберегти, з’явиться ще одна кнопка “Зберегти та вийти” при натисканні на неї зберігаються зміни в замовленні та відкривається таблиця замовлень.

 

Повідомляти про те, що хтось має замовлення

Якщо в замовленні крім Вас знаходиться ще хтось система буде сигналізувати про це фігурками чоловічків, що світяться, в лівому нижньому кутку, а так само смужкою, що світиться, в лівому куті таблиць замовлень

Також можна дивитися які замовлення на даний момент хтось редагує в таблиці замовлень

 

Якщо у Вас немає такої функції, її можна включити в Налаштування замовлення

Видалення замовлення
Якщо потрібно видалити замовлення, натисніть на іконку кошика в правому нижньому кутку екрана

 

← Повернутись