Быстрый старт

С помощь этой инструкции Вы за 20 минут настроите работу Asteril CRM для обработки заказов Вашего интернет-магазина.

Важно: В данной статье описан только минимальный набор настроек для начала работы, возможностей у системы значительно больше.

Добавление товаров

Для того, чтобы начать работу в первую очередь необходимо добавить в CRM Ваш каталог товаров, для этого есть 2 способа.

Способ №1. Добавить вручную

Инструкция – http://tiny.cc/olekiz

Способ №2. Загрузить  из XML или YML-файла

  1. Заходим в раздел Администрирование

  1. Выбираем пункт Реестры – Магазины

  1. На странице выбираем пункт Основной магазин. Если Вы хотите создать несколько магазинов, читайте как это сделать в подробной инструкции                      
  2. В открывшемся окне, в пункте Источник каталога товаров выбираем «Загружать XML». В поле «URL адрес YML файла» вставляем ссылку на каталог товаров и нажимаем кнопку Обновить каталог магазина. В течение 15 минут в систему загрузятся Ваши товары, за 2 часа загрузятся фотографии.

Подключение доставки «Новая почта»

  1. Заходим в личный кабинет Новой почты, раздел «Налаштування» и выбираем вкладку API 2.0 и копируем ключ в буфер обмена.

 

  1. Заходим в Asteril CRM. Администрирование – Настройки – Новая почта – Аккаунты. Справа сверху нажимаем на кнопку «Создать +».
  2. Заполняем поля:

Название – Название аккаунта. Произвольное текстовое поле.

Системное название — часто используется в настройках CRM, оно необходимо для использования в триггерах. Системное название должно содержать только буквы латинского алфавита, нижний регистр, разделитель нижнее подчеркивание, цифры можно использовать только в конце после нижнего подчеркивания.

Включен – галочка для активации и отключения аккаунта Новой почты.

Ключ API – копируем из буфера обмена ключ, который мы взяли в личном кабинете.

Контактное лицо – выбираем из выпадающего списка, который подгружается из Новой почты

Город –вводим первые 3 буквы и выбираем из выпадающего списка, который подгружается из Новой почты

Отделение – вводим первые 3 буквы и выбираем из выпадающего списка, который подгружается из Новой почты

Нажимаем «Сохранить»

По аналогии можно создать несколько аккаунтов новой почты

  1.       После того как мы добавили аккаунты нужно создать наборы параметров, которые мы будем использовать во время оформления заказа. Для этого открываем Администрирование – Реестры – Доставка – Новая почта

Справа сверху нажимаем на кнопку «Создать +».

  1.       Заполняем поля:

Название – Название аккаунта. текстовое поле, которое будет отображаться в заказе. В нашем случае: НП О-О Наложка (Название доставки, тип доставки отделение-отделение, наложенный платеж, платит клиент. У Вас может быть любое другое понятное название.

Системное название — часто используется в настройках CRM, оно необходимо для использования в триггерах. Системное название должно содержать только буквы латинского алфавита, нижний регистр, разделитель нижнее подчеркивание, цифры можно использовать только в конце после нижнего подчеркивания.

Включен – галочка для активации и отключения.

По умолчанию – если во всех разделах и наборах доставок будет стоять галочка только в одном, именно он и будет подставляться при создании заказа

После этого мы вводим первый набор данных для шаблона формирования ТТН. Если Вам не нужны лишние данные в карточке заказа можете не ставить галочку «Выводить в заказе». К примеру, у Вас есть 2 типа доставки Отделение-Отделение и Отделение-Адрес. При таком случае создаем 2 набора. Первый называем «О-О», а второй «О-А» и при этом мы можем не выводить в заказе поле «Технология доставки (по умолчанию)»

Если не поставить галочку на пункте «Выводить в заказе поля ФИО и телефон» данные будут браться из заказа. Если в заказе 2 номера телефона, система подставляет первый

По аналогии на этот же аккаунт можно создать несколько других, используемых вами, наборов.

  1.   Настраиваем автоматизацию.  Открываем (Администрирование – Настройки – Новая почта – Соответствие статусов). Задаем какой нужно поставить автоматически статус заказу в зависимости от того, какой статус у ТТН в этом заказе. Галочка Продолжать обновлять статус необходима для того, чтобы CRM не проверяла статусы по старым ТТН.

Пример: для статусов Відмова одержувача, Одержано і є ТТН грошовий переказ, Одержано ставить галочку не нужно.

Настройка сервиса отправки SMS «TurboSMS»

Для того, чтобы настроить отправку SMS в Asteril CRM необходимо:

  1. Зарегистрироваться на сайте https://turbosms.ua
  2. Зайти в личный кабинет в раздел Подключение к шлюзу

  1. Ввести пароль шлюза и подтверждение, а потом поставить галочку на пункте SOAP
  2. Нажать кнопку «Редактировать данные»
  3. Зайти в раздел Подписи — Добавить подпись и заполнить по инструкции заявку на получение альфанумерического имени

Важно: Пока выбранное Вами имя не одобрит техническая поддержка TurboSMS (ориентировочно 10-15 минут) у Вас не будет возможности отправлять сообщения из Asteril CRM. После того, как техническая поддержка одобрит Ваше альфаимя, в течение ориентировочно 15 рабочих дней TurboSMS будет подставлять вместо него свое, пока операторы связи не внесут в базы Ваше.

Возвращаемся в Asteril CRM

  1. Заходим в Администрирование – Настройки – SMS и заполняем необходимые поля:

SMS в системе – выбираем Включено

Сервис SMS – TurboSMS

Логин шлюза Turbo SMS – вводим логин, указанный в личном кабинете

Пароль Turbo SMS – вводим пароль, указанный в личном кабинете

Подпись отправителя Turbo SMS – вводим подпись, указанную в кабинете. Если Вы только зарегистрировали свою подпись, то в течение ориентировочно 15 рабочих дней TurboSMS будет подставлять вместо нее свою подпись, пока операторы не внесут в базы Вашу.

Сохраняем изменения.

Важно: Если на вашем счету меньше 5-ти кредитов возможность отправлять SMS блокируется.

После включения сервиса отправки SMS в заказе появится новая кнопка SMS

Нажав на нее появляется всплывающее окно отправки SMS

Из поля «Телефон в заказе» выбираем необходимый номер телефона.

Пример: +380674051666 , 380674051666, 0674051666.

В основном поле вводим тест сообщения и нажимаем кнопку Отправить.

Внизу под таблицей отображается история отправленных SMS. Успешно доставленная SMS имеет статус: Сообщение доставлено получателю. Также все SMS добавляются в историю карточки клиента. Сообщения отправляются раз в 5 минут. Статусы доставки обновляются раз в 15 минут. Кроме этого, возможна задержка до 30 минут в отправке SMS со стороны TurboSMS, если у них очередь. SMS также можно отправлять в автоматическом режиме с помощью триггеров, за подробностями реализации обращайтесь в нашу техническую поддержку.

Создание первого заказа

Создать заказ можно нажав в разделе заказы на “СОЗДАТЬ +” в правом верхнем углу экрана

Весь заказ поделен на разделы: основные данные, клиент, корзина, оплата и доставка. Поле статус появиться после сохранения нового заказа.

Основные данные

Клиент — текстовое поле в которое можно автоматически записывать данные, которые пришли с сайта или вручную во время оформления заказа.

Ответственный — текстовое поле в котором можно записывать особенности данного заказа, которые не касаются клиента.

Печать — предназначена для создания документов по заказу. По умолчанию есть только счет но можно создать практически любые документы (Гарантийный лист, расходная накладная, Карта для курьера и т.д)

Изменения — при нажатии на кнопку в окне выводится вся история изменений заказа

Звонки — история телефонных контактов с клиентов с возможностью прослушать запись при ее наличии

Файлы — система позволяет прикрепить следующие форматы файлов: doc, docx, xls, xlsx, pdf, jpg, jpeg, png, tif, zip, rar.  Максимальный объем файла: 25 Мбайт

Задачи — при нажатии на кнопку можно или создать новую задачу, привязанную к данному заказу или просмотреть уже созданные

Магазин — если система используется для нескольких магазинов в этом поле нужно указывать к какому магазину имеет отношение этот заказ. Если магазин один — он будет выставляться по умолчанию

Тип заказа — стандартно это физическое лицо или юридическое лицо. Но при желании можно добавить другие типы заказов,  установить самый частый по умолчанию,  и настроить свой бизнес-процесс с помощью матрицы статусов

Источник заказа — данное поле Вы можете самостоятельно настроить в Администрирование — Реестры — Источник заказа

Ответственный — при создании заказа по умолчанию ответственным выбирается пользователь создавший заказ. В дальнейшем его можно поменять

Добавить поля. При необходимости в разделе Администрирование — Настройки — Настраиваемые поля можно добавить необходимые поля для заказа.

(Пример: Номер заказа в 1С, код скидки и т.д.)

Клиенты

Данный раздел заказа может заполняться 3-мя различными способами

  • Если клиент новый и позвонил по телефону ответственный менеджер заполняет поля карточки вручную. Если подключена телефония, номер телефона автоматически копируется в карточку
  • Если клиент оставил заказ на сайте. Поля заполняются автоматически данными которые передал сайт
  • Если клиент уже обращался и у него есть карточка, то во время ввода номера телефона появится всплывающее окно, в котором можно выбрать клиента и данные которые есть в системе подтянуться в заказ.

Добавить поля. При необходимости в разделе Администрирование — Настройки — Настраиваемые поля можно добавить необходимые поля для клиента.

(Пример: вид деятельности, тип волос и т.д.)

После создания заказа справа появится ссылка на карточку клиента

Корзина

Раздел предназначен для добавления товаров в заказ и при необходимости редактирования их цен. При нажатии на кнопку “Добавить” во всплывающем окне отобразиться каталог товаров доступных для заказа в данном магазине.

При нажатии на “+” позиция добавляется в заказ, при нажатии на “-” убирается из заказа. Фильтровать товары можно по Названию, Артикулу и Внешнему ID. Внешний ID обычно, это код товара на сайте.

Оплата

В оплатах сотрудники компании вносят все финансовые движение по заказу включая предоплату. Остаток пересчитывается только после того, как для определенной оплаты выбран статус “Оплачено” или другой у которого в настройках указано “Оплата завершена”. Если сумма оплат будет больше чем сумма заказа, то остаток все равно будет равен нулю. К каждой оплате можно добавить комментарий. Удалить оплату можно нажав на значок корзины справа.

Доставка

Для каждой компании данный раздел уникальный. В настройках нужно добавить все возможные типы доставки, которые осуществляет ваша компания и в них указать все необходимые поля, которые каждый раз нужно заполнять. Для каждого типа доставки поля могут быть разными.

Обработка заказа

После создания заказа появляется возможность задавать ему статус. Заказ всегда создается со статусом новый. При смене статуса в заказе отображаются только доступные варианты нового статуса заказа согласно матрице статусов. Все необходимые ограничения по заполнению полей в заказе можно реализовать в разделе Администрирование — Настройки — Настраиваемые поля. CRM-система записывает все действия, произведенные в заказе. Всю история можно посмотреть, нажав на кнопку изменения в разделе Основные данные

В данной статье описано не более 10% возможностей ASTERIL CRM.

Ссылка на подробную инструкцию по настройке находиться в письме с Демо-доступом.